Gereedschap, pompen, reservemateriaal... AI indexeert en geeft je een totaaloverzicht

Loodgietersbedrijf De Pijp (fictieve naam) moet steeds nieuw materiaal kopen. Want hun pijpentangen, slijpmachines, ladders, pompen, buigmachines, waterdichtheidstesters, branders,... verdwijnen regelmatig. Ze worden vergeten bij het inladen van materiaal in het magazijn of liggen net in de verkeerde camionette. Hierdoor moeten hun loodgieters het vaak nieuw aankopen om hun werk te kunnen uitvoeren.

Werkmateriaal beheren is een zware klus

Maar stel dat deze kmo op elk moment zou weten wat hij in voorraad heeft? Inclusief informatie over waar het ligt, in welke staat het materiaal zich bevindt en welke onderdelen uit beschadigd materiaal te hergebruiken zijn? Dan vermijden de loodgieters kosten, vinden ze steeds hun werkmateriaal terug en kunnen ze duurzamer omgaan met beschadigd materiaal.

Dit zijn ook de voordelen die de eerste bedrijven ervaren die met Ventory aan de slag gaan. Het Vlaamse voorraadbeheersysteem helpt onder meer DHL op 150 locaties en een Belgisch infrastructuurbedrijf met het voorraadbeheer van werkmateriaal en reserveonderdelen.

"Twee jaar geleden werkten we een klein project uit voor DHL", legt Ellen Malfliet uit. Ze leidt de marketing en verkoop bij Ventory. "Vandaag hebben we een schaalbaar SaaS-model dat we internationaal uitrollen, bijvoorbeeld binnenkort in meerdere landen in Azië voor DHL."

Het businessidee ontstond in hoofde van Vishal Punamiya, CEO van Ventory en mentor bij Start it @KBC. "Vishal en ik kennen elkaar uit de luchtvaartindustrie. Hij monitorde sites voor de productie van hernieuwbare energie met drones. Toen hij door DHL gevraagd werd om een oplossing uit te werken voor dit voorraadprobleem vroeg hij mij erbij."

Software, ook bruikbaar op de werkvloer

Ellen en Vishal zagen een grote kloof tussen de systemen die gemaakt worden voor kantoorwerkers en hoe werklieden er op het terrein mee omgaan. 

Ellen: "Systemen zijn niet gemaakt om gebruikt te worden op de werkvloer, in stoffige magazijnen en op voorraadlocaties waar materialen half vergane barcodes hebben. Hierdoor grijpen magazijniers toch nog vaak terug naar pen en papier. 

Het gevolg van deze oude werkwijze? Voorraden kloppen nooit. De data geraken niet in de centrale inventarislijst. Niemand heeft een overzicht, waardoor bijvoorbeeld onze loodgieter onmogelijk kan zien dat die voor hem noodzakelijke pomp bij zijn collega vlakbij in de camionette ligt."

Ventory maakt gebruik van artificiële intelligentie om multi-barcode scanning mogelijk te maken en razendsnel te inventariseren wat gescand wordt. "Onze app herkent alles wat binnen het gezichtsveld valt, zelfs beschadigde barcodes. In een volgende versie zal Ventory de materialen zelf herkennen via beeldherkenning."

AI verlost mensen van complexiteit

Het AI-systeem haalt de complexiteit bij mensen weg. Bij het inventariseren zegt de technologie wat er gescand en geteld moet worden. "Wanneer mensen dit doen, moet je rekening houden met een grote foutenmarge", vergelijkt Ellen. "Deze valt weg, net zoals de tijd om te inventariseren fors gereduceerd wordt. Zo duurde een telproces bij DHL vroeger bijvoorbeeld 43 minuten. Vandaag doet een onervaren kracht er met Ventory slechts 20 minuten over. Ook sparen ze opleidingstijd en -kosten uit, want deze nieuwelingen hebben geen uitgebreide training meer nodig."

De technologie breekt in verschillende sectoren en landen door. Het duo groeide uit tot een team van tien mensen. De kwart miljoen euro omzet van 2022 zal in 2023 groeien tot misschien wel 1,5 miljoen euro door nieuwe klanten en uitbreidingen van de huidige tevreden klanten.