Tijdregistratie een ramp? Laat AI van Lexor de chronometer bedienen
Je tijd correct bijhouden voor je klanten is geen eenvoudige klus. Tijdregistratie verrijkt met AI maakt het je voortaan veel gemakkelijker. Buitenlandse firma’s staan te springen om de Vlaamse AI-oplossing.
Hoe nauwkeurig verloopt de tijdregistratie in jouw kantoor? Vul je op vrijdag snel een Excel-lijst in over de afgelopen week? Schat je ruwweg de gewerkte uren? Of klik je plichtsgetrouw voor en na elke opdracht op ‘start’ en ‘pauze’?
Lexor maakt het timen en inschatten van de gewerkte tijd overbodig.
Want deze Vlaamse AI-software registreert voortaan automatisch hoeveel tijd je spendeert aan een opdracht of klant. Bovendien wordt de tool steeds slimmer volgens de gewoonten op kantoor.
Probleem bij advocaten
De kmo uit Gent die Lexor op de markt brengt, is een ontwikkelaar van softwarepakketten voor advocaten: Flexsoft.
Oprichter Alexander Desaver zag er het probleem van tijdregistratie. In 2019 startte Alexander de ontwikkeling en bouwde hij Lexor met een apart team uit tot wat het vandaag is.
"Het businessmodel van advocaten is gebaseerd op het verkopen van tijd", zegt Alexander. "Maar het bijhouden van gewerkte minuten en uren verloopt vaak moeilijk. Want ze beantwoorden snel een mail tussendoor. Een collega vraagt er snel een ander dossier tussen te nemen. Een klant belt. Hij of zij werkt even op locatie…"
"Iedereen was op zoek naar een betere oplossing om zijn of haar tijd te registreren", ervaarde Alexander.
Vanuit deze nood in de markt ging het team van Flexsoft aan de slag.
Hun aanvankelijke idee om tijdregistratiesoftware te maken, mondde uit in een heel innovatieve oplossing waarin kunstmatige intelligentie de hoofdrol speelt. En dit door tussenkomst van VLAIO!
Met subsidies van VLAIO
"Toen we in 2019 een VLAIO-dossier indienden, hadden we een gewone tijdregistratieoplossing uitgedacht", zegt Alexander. "Maar projectadviseur Jonas Van de Vyver stimuleerde ons om het innovatiever aan te pakken."
"Door het intensieve brainstormen vonden we het gat in de markt: een tijdregistratietool die dankzij AI automatisch de tijd invult voor de gebruiker. Nu we dit innovatieve pad zijn ingeslagen, zien we nog groeimarge liggen."
Heb je zelf ook een idee om je business te vernieuwen?
Contacteer een VLAIO-bedrijfsadviseur
AI is je persoonlijke assistent
Artificiële intelligentie is in staat om te oordelen welke documenten bij welk project horen, hoe lang het beantwoorden van mails duurt voor een bepaalde klant… Via de integratie met Microsoft 365 wordt de tijdregistratie aan de juiste dossiers gekoppeld.
"Lexor doet je een prestatievoorstel", legt Alexander uit. "Bekijk het als een personal assistant in tijdregistratie. Jij bekijkt het voorstel en verbetert of vult aan waar nodig."
➡ Artificiële intelligentie is in staat om groei te creëren voor elke Vlaamse onderneming. Lees Wat is artificiële intelligentie? Welke mogelijkheden creëert AI voor Vlaamse bedrijven?
Om de privacy van elk van zijn klanten te respecteren, verzamelt Lexor geen data van zijn klanten in een centrale database.
"Onze AI draait telkens in een aparte omgeving per klant binnen de afgeschermde Microsoft Azure omgeving. Dit maakt dat we iedereen maximale bescherming van gegevens kunnen garanderen én dat de software bijleert volgens de specifieke situatie van elke klant."
"Hij traint zichzelf enkel met de data van de klant. Daarenboven wordt de software efficiënter met centraal uitgestuurde updates."
Met AI-kennis van specialisten
Flexsoft riep de hulp van InfoFarm in om de architectuur uit te tekenen.
"We doen wel vaker een beroep op specifieke expertise. Deze leren wij vervolgens begrijpen zodat we er zelf verder op kunnen bouwen. Voor Lexor hebben de AI-specialisten van InfoFarm onze ontwikkelaars op weg gezet."
Van 1500 naar 5000 gebruikers
Momenteel telt Flexsoft 1.500 gebruikers in België. Binnen drie jaar wil Alexander rendabel draaien met minimum 5.000 gebruikers.
"We willen eerst onze basis goed zetten met kleine, lokale kantoren. Acht van onze twaalf medewerkers werken intensief op de code. Tegelijkertijd verruimen we ook. Tijdregistratie is niet enkel nuttig voor advocaten."
"Ook geeft het inzichten aan productiebedrijven die vandaag hun productie minutieus opvolgen, maar geen zicht hebben op hun marketing- en administratieve kosten per product. Deze krijgen eindelijk informatie over hoeveel tijd het kost om een bepaald product in de markt te zetten, om een campagne uit te werken, om contracten te onderhandelen, enzovoort."
Buitenland toont interesse
De volgende stap is het commercialiseren van Lexor en vanuit de lokale aanwezigheid opschalen naar de grotere markt.
"We hebben nu wel een innovatief product, maar dit wordt enkel rendabel als we het op grote schaal uitrollen. In die zin is het fantastisch dat grote buitenlandse kantoren met duizend tot tweeduizend medewerkers ons vandaag al contacteren."
Tegelijkertijd beseft Alexander dat er meer nodig zal zijn om op te tornen tegen de grote budgetten die buitenlandse tools inzetten voor hun commercialisering. Zo denken zijn team en hij momenteel aan een eerste kapitaalronde van een half tot één miljoen euro.
Hoe ondersteunt het Vlaams Beleidsplan AI jouw onderneming?
Vlaanderen investeert via het Beleidsplan Artificiële Intelligentie fors in onderzoek, praktische toepassingen en omkadering op het vlak van opleiding, bewustmaking en ethische vragen. Hoe ondersteunt het plan jouw onderneming?