Online vergaderen? Met dit advies bescherm je je privacy en veiligheid
De beveiliging van een online vergadering is vaak bijzaak. Het gebeurt weleens dat we een online gesprek nog aan het afronden zijn terwijl de deelnemers aan het volgende gesprek al toestromen. Dat kan vervelend zijn, of grappig. Maar stel dat je op dat moment vertrouwelijke bedrijfs- of privé-informatie bespreekt...
Je zal nu misschien wel gênante momenten tijdens online vergaderingen kunnen voorkomen. Maar weet je hoe je een datalek of een ander privacy- of beveiligingsincident vermijd dat je ook nog eens veel geld kan kosten?
Neem daarom de basismaatregelen uit dit artikel mee naar je volgende call.
Gebruik ingebouwde beveiliging…
Als online vergaderingen niet correct zijn opgezet, kunnen ex-collega’s, ontevreden werknemers of hackers de gesprekken afluisteren of verstoren.
De meeste software voor online vergaderingen hebben ingebouwde beveiligingsfuncties. Vaak geven ze je ook basissuggesties voor beveiliging. Neem deze ter harte. Dan ligt je cybersecurity al een level hoger.
… en volg deze adviezen
Met deze adviezen creëer je een veiligere en privacyvriendelijke online vergadering:
- Respecteer het beleid van je organisatie voor de beveiliging van online vergaderingen. Lees hierover 5 stappen waarmee je een basis cybersecuritybeleid opzet, verduidelijkt en realiseert
- Hergebruik toegangscodes niet. Als je een bepaalde code al een tijd gebruikt, heb je die waarschijnlijk gedeeld met meer mensen dan je je kan voorstellen of herinneren.
- Als je gevoelige onderwerpen bespreekt, gebruik je best eenmalige pin- of identificatiecodes voor vergaderingen.
- Overweeg multifactor-authenticatie.
- Gebruik een zogenoemde greenroom of wachtruimte.
- Laat de vergadering nooit beginnen zonder de host.
- Laat nieuwe deelnemers zich aanmelden met een eenvoudig geluidje of met hun naam. Is dit niet mogelijk? Dan vraagt de host aan elke nieuwe deelnemer zich te identificeren.
- Volg via een dashboard op wie er deelneemt. Identificeer ook alle deelnemers die niet onder hun eigen naam zijn aangemeld.
- Neem de vergadering alleen op als dat echt nodig is.
- Schakel de functies uit die je niet nodig hebt, zoals chatten, bestanden delen en schermen delen.
- Overweeg het gebruik van een pincode. Zo voorkom je dat iemand onuitgenodigd binnenvalt door de URL of ID van de vergadering te raden.
- Beperk wie het scherm mag delen. Zo voorkom je ongewenste of onverwachte beelden.
- Herinner al wie op het punt staat om het scherm te delen eraan om niet per ongeluk vertrouwelijke informatie te delen.
Lees ook het bronartikel op Cybersecurity -bites: Online vergaderen zonder luistervinken
